A korrektor által elküldött korrektúrázott írást, az abban eszközölt javításokat a szerzőnek még alaposan át kell néznie. Ehhez szeretnék segítséget nyújtani, így összeállítottam egy rövid és könnyen érthető leírást a változáskövetési funkció használatáról. Nagyon hasznos kis eszköz egyébként, érdemes vele megbarátkozni.
A korrektúrát általában két változatban küldöm: az egyikben látszanak az általam javasolt módosítások (beírások, törlések, javítások és megjegyzések), a másik, elfogadott verzió pedig a letisztázott szövegváltozat, amelyben elfogadásra került az összes javasolt változtatás, esetleg még a magyarázó megjegyzéseket is kitöröltem.
A korrigálást mindig a Word korrektúrafunkciójának (a véleményezés fülön változtatások követése) segítségével végzem el. Azt szoktam javasolni, hogy amennyiben erre a szerzőnek van ideje, akkor a javításokat érdemes egyenként elfogadnia vagy elvetnie, ha nincs, akkor az elfogadott szövegváltozatot alaposan átolvasnia. Továbbá, a helyesírási hibák javítását érdemes elfogadni, azonban az eltérő megfogalmazásra tett javaslataim elfogadása vagy elvetése az író (szakmai vagy ízlésbeli szempontoktól függő) megítélésére van bízva.
1. Javítások elfogadása és elvetése
A korrektúrázott dokumentumot megnyitva a véleményezés (korrektúra) fülön a változások blokkban az elfogadás (zöld pipa) és elvetés (piros x) lehetőségekkel egyenként elfogadhatja vagy elvetheti a változtatásokat, így a piros betűvel jelzett belejavítások "eltűnnek".
2. Nézetváltás
Jobban láthatja a javításokat (főleg a formázás kapcsán), ha a véleményezés (korrektúra) lap nyomon követés blokkjában az egyszerű korrektúra (végleges szöveg) / minden korrektúra (végleges szöveg korrektúrával) nézetek között váltogat (ekkor nem történik a szövegben változtatás, csak nézetet vált). Általában az egyszerű korrektúra az alapértelmezett beállítás, és a dokumentum margóján a függőleges piros vonal azt jelzi, hogy a módosítások hol, pontosabban mely sorban találhatók; a piros vonalra kattintva minden korrektúra nézetre lehet váltani, és vissza.
3. Megjegyzések törlése
Egyenként az adott megjegyzésben a három pontra kattintva beszélgetés törlése, vagy ha az átnézés végén a dokumentum összes megjegyzését szeretné egyszerre törölni, akkor a véleményezés fülön a megjegyzések blokkban kattintson a törlés gombon lévő lefelé mutató nyílra, és válassza a dokumentum minden megjegyzésének törlése lehetőséget.
4. Változáskövetés kikapcsolása
A véleményezés fülön a nyomon követés blokkban a változások követése ikonra való kattintással vagy annak lenyitásával lehet a funkciót kikapcsolni.
A Word az írók, szerkesztők és korrektorok legjobb barátja, mivel a változáskövetésnek köszönhetően megőrizhető a kézirat integritása: minden egyes módosítás egyértelműen jelölt és könnyedén beazonosítható a szövegben. És tényleg könnyű a használata.